ISO-Zertifizierung – Schnell und erfolgreich zum Zertifikat

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Was ist eine ISO-Zertifizierung?

Eine ISO-Zertifizierung dient Unternehmen, Behörden und weiteren Organisationen als Nachweis für die Einhaltung normativer ISO-Anforderungen an Managementsysteme. Bei den ISO-Normen handelt es sich um international anerkannte Standards für kontinuierliche Verbesserungsprozesse in Unternehmen und Organisationen, die mithilfe eines Managementsystems implementiert und umgesetzt werden sollen.

Die verschiedenen ISO-Normen decken eine weitreichende Palette unterschiedlicher Anwendungsbereiche ab, etwa das Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder Energiemanagement. Dabei folgen die ISO-Standards häufig einer gemeinsamen Struktur (High Level Structure), die eine gemeinsame Umsetzung in integrierten Managementsystemen ermöglicht.

Eine ISO-Zertifizierung kann für Unternehmen von großer Bedeutung sein, denn sie schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. So kann etwa ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem eine Voraussetzung für das Zustandekommen von Geschäftsbeziehungen sein.

In einigen Branchen ist eine Zertifizierung nach einem bestimmten ISO-Standard sogar Pflicht. So müssen etwa Hersteller von Medizinprodukten nach ISO 13485 zertifiziert sein.

Die Vorteile einer ISO-Zertifizierung

Eine ISO-Zertifizierung kann entscheidende Vorteile bringen, die je nach Standard und Anwendungsbereich variieren. Für gewöhnlich profitieren Unternehmen von diesen Vorzügen:

• Steigerung der Unternehmensleistung: Zu den ISO-Grundsätzen zählt das Streben nach einer kontinuierlichen Verbesserung. So werden Risiken sowie Chancen identifiziert und betriebliche Abläufe so optimiert, dass die Effektivität und Effizienz des Unternehmens gesteigert werden kann.
• Kostensenkung: Durch Prozessoptimierungen können unnötige Kosten eingespart werden. Das ist etwa dann der Fall, wenn ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem zu weniger Retouren oder ein Energiemanagement zur Senkung der Energiekosten beiträgt.
• Marktvorteile: Eine ISO-Zertifizierung schafft Transparenz und kann eine Voraussetzung für Geschäftspartnerschaften sein. So erlangen zertifizierte Unternehmen gegenüber Konkurrenten ohne Zertifikat bei sonst vergleichbaren Leistungen und Preisen zunehmend Wettbewerbsvorteile.
• Rechtskonformität: ISO-Standards sind international anerkannt und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen wichtige rechtliche Anforderungen erfüllt. Je nach Branche kann eine Zertifizierung nach bestimmten Normvorschriften sogar obligatorisch sein.

Zusätzlich können Unternehmen je nach Norm von Abgaben- und Steuervorteilen profitieren. Zum Beispiel ist eine Teilbefreiung von der EEG-Umlage gemäß § 64 EEG nur durch eine Zertifizierung nach ISO 50001 möglich.

Welche ISO-Zertifizierungen gibt es?

Es gibt zahlreiche Managementsystemnormen für viele verschiedene Anwendungsbereiche. Zu den wichtigsten zählen diese ISO-Standards:

• ISO 9001 für Qualitätsmanagement: Die ISO 9001 hilft Unternehmen, die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen nachhaltig zu verbessern und eine hohe Kundenzufriedenheit zu erzielen. Um den sich stetig verändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden, sieht die Norm eine kontinuierliche Verbesserung und eine fortlaufende Qualitätssicherung vor.
• ISO 14001 für Umweltmanagement: Nachhaltigkeit sowie Umweltschutz sind wichtige Voraussetzungen für viele Geschäftsbeziehungen und häufig an rechtliche Anforderungen geknüpft. Die ISO 14001 unterstützt Organisationen dabei, die Umweltauswirkungen ihrer Unternehmungen zu minimieren. 
• ISO 27001 für Informationssicherheit: Der Umgang mit sensiblen Daten kann mit hohen Risiken verbunden sein. Die ISO 27001 hilft, Bedrohungen durch Cyberangriffe zu begegnen und Haftungsrisiken zu senken. Betreiber kritischer Infrastruktur sind laut IT-Sicherheitsgesetz zur regelmäßigen Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 verpflichtet.
• ISO 31000 für Risikomanagement: Mithilfe der ISO 31000 sind Unternehmen besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet, um im Ernstfall schnell zu reagieren. Zusätzlich ermöglicht dieser Standard eine verbesserte Risikokontrolle zur Prävention von Risiken.
• ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement: Die ISO 45001 trägt zu einer verbesserten Arbeitssicherheit bei und kann die Unternehmensleistung durch geringere Ausfälle steigern. Sie hilft, Risiken am Arbeitsplatz proaktiv zu vermeiden.
• ISO 50001 für Energiemanagement: Ein zu hoher Energieverbrauch ist weder nachhaltig noch wirtschaftlich. Ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 trägt zu einer Steigerung der Effizienz und der Reduzierung von Energiekosten bei.

Übrigens: ISO-Normen richten sich nicht nur an große Unternehmen. Die Standards sind so konzipiert, dass sie von Organisationen jeder Branche und Größe angewandt werden können.

Wie erhalte ich eine ISO-Zertifizierung?

Die Zertifizierung erfolgt durch akkreditierte Auditoren, die bei einer erfolgreichen Überprüfung Ihres Managementsystems eine Zertifizierungsempfehlung bei einer unabhängigen Zertifizierungsstelle ausspricht. 

Damit Sie mit dem Zertifizierungsprozess beginnen können, müssen Sie das Managementsystem bereits im Unternehmen umgesetzt haben. Optional können Sie dieses auch in einem Voraudit prüfen lassen, um mögliche Schwachstellen bereits im Vorfeld zu identifizieren und zu korrigieren.

Der Zertifizierungsprozess selbst verläuft in drei Schritten:

• Audit der Stufe 1: Die Auditoren überprüfen in der Regel vor Ort die Dokumentation des Managementsystems sowie die Bedingungen des Standorts. Erfüllt Ihr Managementsystem alle Anforderungen ohne Hauptabweichungen, werden Sie zum Audit der Stufe 2 zugelassen.
• Audit der Stufe 2: In diesem Zertifizierungsaudit wird die Wirksamkeit Ihres Managementsystems überprüft. Dazu werden nicht nur weitere Dokumente ausgewertet, sondern häufig auch Beschäftigte befragt.
• Zertifizierung: Wurde das Audit erfolgreich absolviert, wird Ihnen eine Empfehlung zur Zertifizierung bei der Zertifizierungsgesellschaft ausgestellt. Von dieser erhalten Sie dann Ihr Zertifikat.

Zusätzlich sind für gewöhnlich regelmäßige Überwachungsaudits notwendig. Diese finden in der Regel jährlich statt und prüfen, ob das Managementsystem auch weiterhin wirksam umgesetzt wird. Diese Audits sind jedoch meist weniger umfangreich.

Im Normalfall ist eine ISO-Zertifizierung drei Jahre lang gültig. Um zertifiziert zu bleiben, können Sie ein Rezertifizierungsaudit durchführen. Dieses kann bereits vor Ablauf der Dreijahresfrist erfolgen, um einen nahtlosen Übergang ohne Änderung Ihres Zertifizierungsstatus zu gewährleisten.

Wie lange dauert der Zertifizierungsprozess?

Wie viel Zeit die Zertifizierung Ihres Unternehmens benötigt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Dies hängt von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensgröße, dem ISO-Standard und der Kenntnis im Umgang mit Managementsystemen ab. Für gewöhnlich dauert der Zertifizierungsprozess mehrere Monate.

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