Externes Audit – Erfahrene Auditoren für Ihre Zertifizierung

Auf ISO-VERGLEICH24.de finden Sie mit wenigen Klicks erfahrene Experten für Ihr externes Audit. Im Vergleich erfahren Sie alles über die Qualifikation, die Tagessätze und die Bewertungen von unabhängigen Auditoren.

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Was ist ein externes Audit?

Bei einem externen Audit handelt es sich um eine Überprüfung von Prozessen, Produkten, Verfahren oder Managementsystemen in Organisationen und Unternehmen. Anders als  interne Audits wird es nicht durch die Organisation selbst durchgeführt, sondern durch unabhängige Auditoren und Zertifizierungsstellen.

Dabei prüfen die Auditoren, ob ein Unternehmen oder eine Organisation alle bestehenden Anforderungen einer bestimmten Norm oder Zertifizierung erfüllt. Dabei handelt es sich neben rechtlichen Anforderungen zumeist um Normen aus international anerkannten Industriestandards (ISO). Das Bestehen des externen Audits ist eine Voraussetzung für die ISO-Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft.

Externe Audits können auch ohne Ankündigung erfolgen, etwa wenn überprüft werden soll, ob eine bereits zertifizierte Organisation auch weiterhin alle Anforderungen erfüllt. Zudem müssen für gewöhnlich regelmäßige Kontrollen durch externe Auditoren erfolgen, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten. Diese finden in der Regel einmal jährlich statt.

Die Ziele und Vorteile externer Audits

Externe Audits dienen dazu, die Einhaltung normativer Vorschriften zu überprüfen und festzustellen, ob eine Organisation alle Anforderungen für eine Zertifizierung erfüllt. Diese kann in verschiedenen Bereichen erfolgen, etwa im Qualitätsmanagement, und kann Unternehmen entscheidende Vorteile bringen:

1. Marktvorteile: Ein externes Audit ermöglicht eine Zertifizierung nach international anerkannten Sicherheits- und Industriestandards wie NEN und ISO. Diese fördert das Vertrauen von Kunden sowie potenziellen Geschäftspartnern und ist häufig eine Voraussetzung für das Zustandekommen von neuen Geschäftsbeziehungen.
2. Rechtssicherheit: Im externen Audit erfolgt eine Prüfung der Rechtskonformität der Prozesse und Verfahren einer Organisation oder eines Unternehmens. Dies ist insbesondere wichtig in Bereichen wie dem Umweltmanagement, der Informationssicherheit und des Datenschutzes sowie bei der Umsetzung von Qualitätsmanagementsystemen.
3. Chancen und Risiken erkennen: Externe Audits zeigen Schwachstellen in Managementsystemen und Unternehmensprozessen auf. So können Risiken und Verbesserungspotenziale frühzeitig identifiziert werden, um die Unternehmensleistung nachhaltig zu steigern.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Viele ISO-Standards zielen auf eine stetige Verbesserung der Prozesse und Vorgänge in Organisationen und Unternehmen ab. Ein externes Audit kann helfen, die Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens kontinuierlich zu erhöhen.
5. Mehr Kosteneffizienz: Externe Audits decken Potenziale für Prozessoptimierungen auf, die zu einer Senkung der Unternehmenskosten beitragen können. Das ist etwa dann der Fall, wenn ein verbessertes Qualitätsmanagement zu geringeren Retourenkosten führt oder ein optimiertes Energiemanagement zur Reduzierung der Energiekosten beiträgt.

Welche externen Auditarten gibt es?

Im Wesentlichen wird zwischen Lieferantenaudits und Zertifizierungsaudits unterschieden. Während Letzteres die Zertifizierungsfähigkeit von Organisationen überprüft und von Unternehmen besonders fokussiert wird, gewinnt auch das Lieferantenaudit zunehmend an Bedeutung.

Lieferantenaudit

Das Lieferantenaudit dient der Bewertung potenzieller oder bestehender Lieferanten nach objektiven und normativen Anforderungen. Dabei werden die realen mit den erwarteten oder vereinbarten Leistungen des Lieferanten verglichen und Anforderungen zur Verbesserung, etwa in Form eines Managementsystems, definiert.

Durch die Einbindung von Lieferanten in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens können häufig Verbesserungspotenziale identifiziert werden, die auf die Unternehmensziele einzahlen. Diese können etwa in einer Verbesserung der Produktqualität, einer Kostenreduzierung durch schlankere Prozesse oder einer höheren Energieeffizienz bestehen.

Lieferantenaudits können vom Unternehmen selbst oder durch externe Auditoren durchgeführt werden. Dabei wird zwischen drei Arten des Lieferantenaudits unterschieden:

• Produktaudit: Prüft die vom Lieferanten gelieferten Teile hinsichtlich ihrer Qualität anhand von festgelegten Qualitätskriterien.
• Prozessaudit: Bewertet die innerbetrieblichen Prozesse von Lieferanten anhand ihrer Effektivität und Effizienz.
• Systemaudit: Überprüft die Managementsysteme der Lieferanten bezüglich ihrer Leistungsfähigkeit anhand von Normen wie den ISO-Standards.

Zertifizierungsaudit

Im Zertifizierungsaudit wird die Eignung für eine Zertifizierung, etwa gemäß einem ISO-Standard, bewertet. Dazu wird das Managementsystem eines Unternehmens oder einer Organisation von unabhängigen Auditoren überprüft.

Wurden alle Anforderungen erfüllt, stellt der Prüfer eine Zertifizierungsempfehlung aus. Die Zertifizierung selbst erfolgt anschließend durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft.

Der Ablauf eines externen Audits

Der exakte Ablauf eines externen Audits kann je nach Ziel und Zweck, Branche oder der zu überprüfenden Norm variieren. Die folgenden Teilschritte sind Teil der meisten ISO-Zertifizierungsaudits:

1. Voraudit und Vorbereitung

Möchten Sie bereits vor der Auditierung mögliche Schwachstellen identifizieren, können Sie eine Voruntersuchung durchführen. Dabei wird geprüft, ob alle erforderlichen Daten sowie Dokumente vorhanden sind und die Voraussetzungen für die Durchführung des externen Audits geschaffen wurden.

Zusätzlich wird die Durchführung der Prüfung vorbereitet und der Umfang des Audits mit dem Auditor abgestimmt. Dazu wird in einem Auditplan bspw. festgehalten, welche Bereiche und Managementsysteme geprüft werden sollen. 

2. Audit Stufe 1

Der Auditor überprüft die Dokumentation, wertet Daten aus und prüft den standortbedingten Unternehmenskontext. Dazu findet das Audit der Stufe 1 in der Regel vor Ort statt. Sind alle Anforderungen an die Dokumentation und das Managementsystem erfüllt, erfolgt eine Zulassung zum Audit der Stufe 2.

3. Audit Stufe 2

Beim Audit der Stufe 2 handelt es sich um das eigentliche Zertifizierungsaudit. Hierbei überprüft der Auditor die Umsetzung des Managementsystems gemäß der angewandten Norm und dessen Wirksamkeit. Dazu werden mitunter weitere Dokumente ausgewertet sowie die Mitarbeitenden befragt.

4. Auditbericht und Zertifizierung

Die gesammelten Informationen werden vom Auditor in einem Auditbericht zusammengefasst und bewertet. Darin werden die durchgeführten Prüfungen und aufgedeckte Abweichungen beschrieben sowie Empfehlungen für weitere Verbesserungsmaßnahmen formuliert.

Wurde das externe Audit ohne Hauptabweichungen absolviert, stellt der Auditor eine Zertifizierungsempfehlung Zur Einreichung bei einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft aus. Diese erteilt Ihnen anschließend Ihr Zertifikat.

5. Überwachungsaudits und Rezertifizierung

Um den Zertifizierungsstatus aufrechtzuerhalten, sind für gewöhnlich jährliche Überwachungsaudits erforderlich. Darin wird geprüft, ob Ihr Managementsystem auch weiterhin wirksam ist und eine kontinuierliche Verbesserung fördert.

Mitunter ist zudem eine Rezertifizierung notwendig. So ist eine ISO–Zertifizierung in der Regel drei Jahre lang gültig. Um zertifiziert zu bleiben, können Sie bereits vor Ablauf der Frist ein Rezertifizierungsaudit durchführen. Dieses ist meist weniger umfangreich als das initiale Zertifizierungsaudit.

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