Internes Audit – Erfahrene Experten für Ihre Zertifizierung

Die Durchführung eines internen Audits ist für viele Unternehmen, die eine Zertifizierung anstreben, obligatorisch. Je nach ISO-Standard kann ein solches internes Audit eine Voraussetzung für den Zertifizierungsprozess sein.

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Was ist ein internes Audit?

Als internes Audit wird die Überprüfung von Managementsystemen oder einzelnen Prozessen bezeichnet, die vom zu überprüfenden Unternehmen oder der Organisation selbst durchgeführt wird. Daher wird das interne Audit auch als „1st Party Audit“ bezeichnet.

Das Auditziel besteht darin, die Nonkonformität des Managements mit zuvor festgelegten Anforderungen und Standards wie der ISO 9001 zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. So wird es Unternehmen möglich, Schwachstellen im Managementsystem noch vor dem Zertifizierungsprozess zu erkennen und neutral zu bewerten. Mitunter werden interne Audits mehrmals jährlich durchgeführt.

Auch wenn interne Audits nicht von Drittparteien wie Zertifizierungsgesellschaften eingeleitet werden, können sie dennoch durch externe Auditoren durchgeführt werden. Das ist etwa dann von Vorteil, wenn das Unternehmen selbst über keine internen Auditoren verfügt oder die Unabhängigkeit des internen Auditors aufgrund einer zu geringen Mitarbeiterzahl nicht gewährleistet werden kann.

Bedeutung für den ISO-Zertifizierungsprozess

Mitunter wird das interne Audit fälschlicherweise mit dem Voraudit gleichgesetzt. Es handelt sich dabei jedoch um verschiedene Prozesse mit unterschiedlichen Zielen. Während das Voraudit als Vorbereitung für das externe Zertifizierungsaudit dient, ist das interne Audit in der Regel obligatorisch für den Zertifizierungsprozess.

So ist etwa für eine Zertifizierung nach ISO 9001 ein jährlicher Auditnachweis zur internen Auditierung erforderlich. Dieser wird der Zertifizierungsstelle in Form eines Auditberichts übergeben. Der Bericht dokumentiert die Ergebnisse der durchgeführten internen Audits und zeigt Verbesserungspotenziale auf, die in die Vorbereitung auf den Zertifizierungsprozess einfließen können.

Vorteile eines internen Audits im Überblick

• Qualifizierung für ISO-Zertifizierung: Je nach Managementsystem ist die Durchführung eines internen Audits eine Voraussetzung für die ISO-Zertifizierung, etwa im Bereich des Qualitätsmanagements nach ISO 9001.
• Defizite und Potenziale: Ein internes Audit deckt Risiken sowie Chancen im Managementsystem auf und bewertet diese neutral. So erhalten Unternehmen ein besseres Verständnis von den eigenen Optimierungspotenzialen und können Risiken minimieren, bevor diese sich realisieren.
• Kontinuierliche Verbesserung: Interne Audits sind Teil des in den ISO-Normen formulierten Ansatzes der kontinuierlichen Verbesserung. So werden Prozesse stetig optimiert und die Effektivität sowie Effizienz von Unternehmen fortlaufend verbessert. Das spiegelt sich auch am Ende in niedrigeren Kosten wider.

Die sieben Prinzipien des internen Audits

Damit die Auditierung repräsentative Ergebnisse hervorbringt, sollte der Prozess nach zuvor festgelegten Prinzipien erfolgen. So sorgen Sie für reproduzierbare und fundierte Auditergebnisse.

1. Integrität: Die Auditoren verfügen über genügend Kompetenz, agieren neutral und zeichnen ein der Wahrheit getreues Bild.
2. Unabhängigkeit: Der Auditor ist unabhängig vom auditierten Managementsystem, unvoreingenommen und frei von Interessenkonflikten.
3. Datenbasiert: Alle Ergebnisse, Bewertungen sowie Schlussfolgerungen des Auditberichts basieren auf echten Fakten und Daten.
4. Risikobasiert: Das Auditprogramm berücksichtigt Risiken sowie Chancen und bezieht auch mögliche, aber bislang nicht eingetretene Risiken mit ein, um deren Eintrittswahrscheinlichkeit zu evaluieren.
5. Diskretion: Die vom Auditteam ermittelten Ergebnisse und Informationen werden vertraulich behandelt.
6. Objektivität: Die Auditfeststellungen sind objektiv, wahrheitsgemäß und eindeutig formuliert.
7. Gewissenhaftigkeit: Sowohl die Auditvorbereitung als auch die Durchführung und Auswertung der Prüfung erfolgen mit größter Sorgfalt.

Wie läuft ein internes Audit ab?

Planungsphase

Noch bevor das Audit vorbereitet wird, werden die Auditkriterien bestimmt. Dazu gehören etwa der Umfang des Audits und die zu prüfenden Managementsysteme oder Prozesse. Auch die Auditziele werden definiert und sollten mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden. So kann ein Ziel des Audits etwa sein, Risiken und Schwachstellen im Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 zu identifizieren, um die Kosten durch Produktionsfehler zu minimieren und die  Kundenzufriedenheit nicht zu gefährden.

Auditvorbereitung

In der Vorbereitungsphase wird der Ablauf des internen Audits organisiert. Dazu wird für gewöhnlich ein Auditleitfaden erstellt und geprüft, ob alle erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation des Managementsystems vollständig vorhanden sind. Zusätzlich stimmt sich der Auditor mit der Führung der zu auditierenden Abteilungen ab und erstellt einen Zeitplan.

Durchführung

In der Auditphase werden die zu auditierenden Prozesse beobachtet, die Dokumentation des Managementsystems ausgewertet und Gespräche mit den Mitarbeitenden geführt, die an relevanten Prozessen beteiligt sind. Abweichungen von den gewünschten Ergebnissen werden dokumentiert und anschließend mit der Geschäftsführung besprochen, um Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Als Bemessungsgrundlage dienen dabei für gewöhnlich die Anforderungen eines international anerkannten Standards, etwa IATF oder ISO.

Verbesserung

Auf Basis des Auditberichts werden relevante Unternehmensprozesse optimiert, Risiken minimiert und Chancen genutzt, um eine gute Grundlage für ein externes Audit mit einer anschließenden Zertifizierung zu schaffen.

Was gehört in den Auditbericht?

Die Dokumentation des internen Audits dient als Auditnachweis, der für eine ISO-Zertifizierung erforderlich ist. Die Resultate des Audits werden in einem Auditbericht festgehalten, der eine vollständige und eindeutige Zusammenfassung des Audits enthält.

Diese Informationen sollte der Auditbericht enthalten:

• Unternehmen, Auditziele und Auditkriterien
• Umfang des Audits
• zu auditierende Unternehmensbereiche und Prozesse
• verantwortlicher Auditor und Auditteam
• weitere am Audit beteiligte Personen
• Auditprogramm/Planung
• Auditfeststellungen mit Beleg
• Auswertung und Fazit

Der PDCA-Zyklus als Umsetzung des risikobasierten Ansatzes

Als Grundlage für die interne sowie externe Auditierung von Managementsystemen dient die Norm ISO 19011 in der aktuellen Fassung aus dem Jahr 2018. Diese sieht einen risikobasierten Ansatz zur Gestaltung des Auditprogramms vor, der mit dem Vier-Phasen-Modell des PDCA-Zyklus umsetzbar ist:

• Plan – Planen: Die Kriterien und Ziele des Managementsystems werden bestimmt.
• Do – Durchführen: Die Maßnahmen zur Verbesserung werden umgesetzt.
• Check – Prüfen: Die Wirksamkeit des Managementsystems wird geprüft.
• Act – Handeln: Schwachstellen werden beseitigt und neue Ziele definiert.

Der Zyklus kann fortlaufend wiederholt werden, um eine kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben. Regelmäßige interne Audits bilden das Fundament für die Bewertung der Wirksamkeit von Managementsystemen zur stetigen Optimierung.  

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