Systemaudit – Erfahrene Experten für Ihre Zertifizierung

Die Durchführung eines Systemaudits ist für viele Unternehmen, die eine Zertifizierung anstreben, unverzichtbar. Je nach ISO-Standard kann ein solches Audit eine Voraussetzung für den Zertifizierungsprozess sein.

Auf ISO-VERGLEICH24.de finden Sie erfahrene Auditoren für Ihr Systemaudit. Der Vergleich bietet Ihnen eine transparente Übersicht über die Qualifikation und die Tagessätze von unabhängigen Experten.

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Was ist ein Systemaudit?

Ein Systemaudit ist eine Überprüfung von Managementsystemen oder deren Bestandteilen, die durch unabhängige Auditoren durchgeführt wird. Das Audit wird in der Regel von Dritten veranlasst und deshalb auch als „2nd Party Audit“ oder „3rd Party Audit“ bezeichnet, je nachdem, ob es von Kunden oder einer Zertifizierungsstelle durchgeführt wird.

Das Ziel des Systemaudits besteht darin, die Konformität des Managementsystems mit festgelegten Normen und Standards, wie der ISO 9001, zu bewerten und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren. Ein gut durchgeführtes Systemaudit ermöglicht es Unternehmen, Schwachstellen im Managementsystem zu erkennen und neutral zu bewerten. Systemaudits können regelmäßig durchgeführt werden, um die kontinuierliche Konformität und Effizienz der Systeme zu gewährleisten.

Selbst wenn Systemaudits in der Regel von externen Auditoren durchgeführt werden, kann es auch von Vorteil sein, interne Ressourcen zu nutzen, insbesondere wenn diese gut ausgebildet sind und über die notwendige Unabhängigkeit verfügen.

Bedeutung für den ISO-Zertifizierungsprozess

Ein Systemaudit wird oft mit einem internen Audit verwechselt, jedoch handelt es sich hierbei um unterschiedliche Prozesse mit verschiedenen Zielen. Während das interne Audit vom Unternehmen selbst durchgeführt wird, wird das Systemaudit oft als formeller Schritt vor der endgültigen Zertifizierung durch eine unabhängige Stelle durchgeführt.

Für eine Zertifizierung nach ISO 9001 ist ein erfolgreiches Systemaudit erforderlich. Die Ergebnisse des Audits werden in einem Bericht festgehalten, der als Grundlage für die Entscheidung über die Zertifizierung dient. Der Auditbericht dokumentiert die Ergebnisse des Systemaudits und hebt Verbesserungspotenziale hervor, die in die Vorbereitung auf den Zertifizierungsprozess einfließen können.

Vorteile eines Systemaudits im Überblick

• Qualifizierung für ISO-Zertifizierung: Je nach Managementsystem ist die Durchführung eines Systemaudits eine Voraussetzung für die ISO-Zertifizierung, wie etwa im Bereich des Qualitätsmanagements nach ISO 9001.

• Defizite und Potenziale: Ein Systemaudit deckt Risiken sowie Chancen im Managementsystem auf und bewertet diese neutral. Unternehmen erhalten so ein besseres Verständnis von den eigenen Optimierungspotenzialen und können Risiken minimieren, bevor sie sich realisieren.

• Kontinuierliche Verbesserung: Systemaudits sind ein wesentlicher Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, wie er in den ISO-Normen formuliert ist. So werden Prozesse stetig optimiert, und die Effektivität sowie Effizienz von Unternehmen werden kontinuierlich verbessert. Dies spiegelt sich letztlich auch in geringeren Kosten wider.

Die sieben Prinzipien des Systemaudits

Damit das Audit repräsentative Ergebnisse liefert, sollte der Prozess nach zuvor festgelegten Prinzipien ablaufen. Diese sorgen für reproduzierbare und fundierte Auditergebnisse.

1. Integrität: Die Auditoren sind kompetent, agieren neutral und zeichnen ein wahrheitsgetreues Bild.

2. Unabhängigkeit: Der Auditor ist unabhängig vom geprüften Managementsystem, unvoreingenommen und frei von Interessenkonflikten.

3. Datenbasiert: Alle Ergebnisse und Schlussfolgerungen des Auditberichts basieren auf echten Fakten und Daten.

4. Risikobasiert: Das Auditprogramm berücksichtigt sowohl Risiken als auch Chancen und evaluiert deren Eintrittswahrscheinlichkeit.

5. Diskretion: Die ermittelten Ergebnisse und Informationen werden vertraulich behandelt.

6. Objektivität: Die Auditfeststellungen sind objektiv, wahrheitsgemäß und eindeutig formuliert.

7. Gewissenhaftigkeit: Sowohl die Vorbereitung als auch die Durchführung und Auswertung des Audits erfolgen mit größter Sorgfalt.

Wie läuft ein Systemaudit ab?

Planungsphase
Bevor das Audit vorbereitet wird, werden die Auditkriterien festgelegt. Diese umfassen den Umfang des Audits und die zu prüfenden Managementsysteme oder Prozesse. Auch die Auditziele werden definiert und sollten mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden. Ein Ziel des Audits könnte beispielsweise sein, Schwachstellen im Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 zu identifizieren, um Kosten durch Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Auditvorbereitung
In der Vorbereitungsphase wird der Ablauf des Systemaudits organisiert. Ein Auditplan wird erstellt und geprüft, ob alle erforderlichen Unterlagen zur Dokumentation des Managementsystems vollständig vorhanden sind. Zudem stimmt sich der Auditor mit den Verantwortlichen der zu auditierenden Abteilungen ab und erstellt einen Zeitplan.

Durchführung
Während des Audits werden die relevanten Prozesse beobachtet, die Dokumentation des Managementsystems ausgewertet und Gespräche mit Mitarbeitenden geführt, die an den Prozessen beteiligt sind. Abweichungen von den Sollwerten werden dokumentiert und mit der Geschäftsführung besprochen, um Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Grundlage sind dabei meist die Anforderungen eines international anerkannten Standards, wie IATF oder ISO.

Verbesserung
Basierend auf dem Auditbericht werden Unternehmensprozesse optimiert, Risiken minimiert und Chancen genutzt, um eine solide Grundlage für ein externes Audit und eine anschließende Zertifizierung zu schaffen.

Was gehört in den Auditbericht?

Die Dokumentation des Systemaudits dient als Nachweis, der für eine ISO-Zertifizierung erforderlich ist. Die Ergebnisse des Audits werden in einem Auditbericht festgehalten, der eine vollständige und eindeutige Zusammenfassung des Audits enthält.

Diese Informationen sollte der Auditbericht enthalten:

• Unternehmen, Auditziele und Auditkriterien

• Umfang des Audits

• Zu auditierende Unternehmensbereiche und Prozesse

• Verantwortlicher Auditor und Auditteam

• Weitere am Audit beteiligte Personen

• Auditprogramm/Planung

• Auditfeststellungen mit Belegen

• Auswertung und Fazit

Der PDCA-Zyklus als Umsetzung des risikobasierten Ansatzes

Als Grundlage für die interne sowie externe Auditierung von Managementsystemen dient die Norm ISO 19011. Diese Norm sieht einen risikobasierten Ansatz zur Gestaltung des Auditprogramms vor, der mit dem Vier-Phasen-Modell des PDCA-Zyklus umsetzbar ist:

• Plan – Planen: Die Kriterien und Ziele des Managementsystems werden bestimmt.

• Do – Durchführen: Die Maßnahmen zur Verbesserung werden umgesetzt.

• Check – Prüfen: Die Wirksamkeit des Managementsystems wird geprüft.

• Act – Handeln: Schwachstellen werden beseitigt und neue Ziele definiert.

Der Zyklus wird kontinuierlich wiederholt, um eine stetige Verbesserung zu gewährleisten. Regelmäßige Systemaudits bilden das Fundament für die Bewertung der Wirksamkeit von Managementsystemen und treiben deren Optimierung voran.

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