3rd Party Audit – Unabhängige Experten für Ihre Zertifizierung

Ein 3rd Party Audit ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die eine Zertifizierung anstreben. Bei einem 3rd Party Audit wird das Managementsystem eines Unternehmens durch eine unabhängige, externe Organisation überprüft, um die Konformität mit den Anforderungen einer ISO-Norm sicherzustellen.

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Was ist ein 3rd Party Audit?

Ein 3rd Party Audit, auch bekannt als „externe Auditierung“, ist die Prüfung eines Managementsystems oder bestimmter Prozesse durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle. Diese externen Audits werden im Rahmen von Zertifizierungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Anforderungen einer spezifischen ISO-Norm, wie beispielsweise ISO 9001, erfüllt.

Das Ziel eines 3rd Party Audits ist es, die Konformität des Managementsystems mit den festgelegten Standards zu überprüfen. Im Gegensatz zum internen Audit, das vom Unternehmen selbst durchgeführt wird, ist das 3rd Party Audit zwingend erforderlich für die offizielle Zertifizierung. Externe Auditoren bewerten die Effizienz und Wirksamkeit des Managementsystems und identifizieren dabei potenzielle Risiken und Verbesserungspotenziale. Diese Audits werden üblicherweise jährlich oder in festgelegten Intervallen wiederholt.

Bedeutung für den ISO-Zertifizierungsprozess

Ein 3rd Party Audit ist der letzte Schritt im Zertifizierungsprozess und darf nicht mit einem internen Audit oder einem Voraudit verwechselt werden. Während das interne Audit der Vorbereitung dient, ist das 3rd Party Audit notwendig, um die tatsächliche Konformität mit der ISO-Norm nachzuweisen.

Für die Zertifizierung nach ISO 9001 muss ein 3rd Party Audit von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt werden. Der Abschlussbericht des Audits dokumentiert, ob das Managementsystem die Anforderungen erfüllt. Dieser Bericht bildet die Grundlage für die Entscheidung, ob eine Zertifizierung erteilt wird oder nicht.

Vorteile eines 3rd Party Audits im Überblick

Offizielle Zertifizierung: Ein 3rd Party Audit ist die Voraussetzung für die Erlangung einer ISO-Zertifizierung und damit essenziell für den Nachweis der Qualität und Effizienz eines Managementsystems.
Objektive Bewertung: Das 3rd Party Audit bietet eine neutrale und unabhängige Beurteilung des Managementsystems durch externe Experten, was Vertrauen bei Kunden und Partnern schafft.
Risikominimierung: Durch die Identifizierung von Schwachstellen und Risiken im Managementsystem unterstützt ein 3rd Party Audit die kontinuierliche Verbesserung und die nachhaltige Optimierung von Geschäftsprozessen.

Die sieben Prinzipien des 3rd Party Audits

Um sicherzustellen, dass das 3rd Party Audit repräsentative und verlässliche Ergebnisse liefert, sollte es nach festgelegten Prinzipien durchgeführt werden:

Unabhängigkeit: Die Auditoren sind unabhängig von den zu auditierenden Bereichen und verfügen über keine Interessenkonflikte.
Integrität: Die Auditoren handeln objektiv und neutral und sind der Wahrheit verpflichtet.
Evidenzbasierung: Alle Auditfeststellungen und Schlussfolgerungen basieren auf überprüfbaren Daten und Fakten.
Risikobasiert: Das Audit berücksichtigt bestehende und potenzielle Risiken, um die Wirksamkeit des Managementsystems zu bewerten.
Vertraulichkeit: Alle erfassten Informationen und Daten werden streng vertraulich behandelt.
Objektivität: Die Berichterstattung erfolgt sachlich und frei von subjektiven Einflüssen.
Sorgfalt: Die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des Audits erfolgt mit größter Präzision und Genauigkeit.

Wie läuft ein 3rd Party Audit ab?

Planungsphase
In der Planungsphase wird zunächst der Umfang des Audits festgelegt. Die zu prüfenden Managementsysteme und Prozesse werden definiert, und die Ziele des Audits werden in Abstimmung mit den Unternehmenszielen festgelegt. Ein gängiges Ziel könnte es sein, die Konformität mit ISO 9001 nachzuweisen, um die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz zu erhöhen.

Auditvorbereitung
In der Vorbereitung wird ein detaillierter Auditplan erstellt, der den Ablauf des Audits, die zu auditierenden Bereiche und den Zeitplan umfasst. Die erforderlichen Dokumente werden geprüft und das Auditteam kontaktiert die relevanten Abteilungen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln.

Durchführung
Während der Durchführung des Audits überprüfen die Auditoren die dokumentierten Prozesse, beobachten deren Umsetzung und führen Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern. Abweichungen von den Anforderungen der ISO-Norm werden identifiziert und dokumentiert. Diese Ergebnisse werden im Anschluss mit der Unternehmensleitung besprochen, um Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln.

Verbesserung
Auf Grundlage der Ergebnisse des 3rd Party Audits werden Maßnahmen zur Optimierung der Unternehmensprozesse erarbeitet. Diese sollen sicherstellen, dass das Managementsystem den Anforderungen entspricht und die Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Was gehört in den Auditbericht?

Der Auditbericht ist das zentrale Dokument des 3rd Party Audits und enthält eine vollständige Zusammenfassung der Auditfeststellungen. Er dient als offizieller Nachweis für die Konformität des Managementsystems und ist entscheidend für die Zertifizierung.

Folgende Informationen sollten im Auditbericht enthalten sein:

Unternehmen, Auditziele und Auditkriterien
Umfang des Audits
Zu auditierende Unternehmensbereiche und Prozesse
Verantwortlicher Auditor und Auditteam
Weitere am Audit beteiligte Personen
Auditprogramm/Planung
Auditfeststellungen mit Beleg
Auswertung und Fazit

Der PDCA-Zyklus als Grundlage für kontinuierliche Verbesserung

Die ISO 19011:2018 empfiehlt für das Auditprogramm einen risikobasierten Ansatz, der auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) basiert:

Plan – Planen: Festlegen der Auditkriterien und -ziele.
Do – Durchführen: Implementieren der Maßnahmen zur Verbesserung.
Check – Prüfen: Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems.
Act – Handeln: Beseitigen von Schwachstellen und Festlegen neuer Ziele.

Dieser Zyklus wird kontinuierlich wiederholt, um eine stetige Verbesserung zu gewährleisten. Regelmäßige 3rd Party Audits sind unerlässlich, um die Wirksamkeit und Effizienz von Managementsystemen langfristig sicherzustellen.

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