2nd Party Audit – Fachkundige Auditoren für Ihre Lieferantenbewertung

Ein 2nd Party Audit ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Qualität und Konformität ihrer Lieferanten sicherzustellen. Diese Audits werden im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen zwischen zwei Parteien durchgeführt, häufig zwischen einem Unternehmen und einem seiner Lieferanten.

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Was ist ein 2nd Party Audit?

Ein 2nd Party Audit wird von einem Unternehmen durchgeführt, um die Prozesse und Systeme eines Lieferanten zu überprüfen. Im Gegensatz zum internen Audit (1st Party Audit) wird das 2nd Party Audit von einer externen Partei – in diesem Fall dem Kunden oder einem beauftragten Auditor – durchgeführt. Das Ziel des Audits ist es, sicherzustellen, dass der Lieferant die vertraglich vereinbarten Anforderungen und Standards einhält, wie z.B. die ISO 9001 oder spezifische Lieferbedingungen.

Durch das 2nd Party Audit können Unternehmen Risiken in ihrer Lieferkette identifizieren, Schwachstellen in den Prozessen ihrer Lieferanten aufdecken und gemeinsam mit diesen Maßnahmen zur Verbesserung erarbeiten. Solche Audits werden oft jährlich durchgeführt, insbesondere bei strategisch wichtigen Lieferanten.

Bedeutung für die Lieferantenbewertung

Das 2nd Party Audit ist ein entscheidender Bestandteil des Lieferantenmanagements. Es hilft Unternehmen, die Leistungsfähigkeit ihrer Lieferanten systematisch zu bewerten und sicherzustellen, dass diese kontinuierlich den Anforderungen entsprechen. Während ein internes Audit auf das eigene Unternehmen abzielt, dient das 2nd Party Audit als Qualitätssicherungsmaßnahme gegenüber externen Partnern.

Für Unternehmen, die ihre Produkte in stark regulierten Märkten vertreiben, ist das 2nd Party Audit oft unerlässlich, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Qualität ihrer eigenen Endprodukte sicherzustellen. Die Ergebnisse des Audits werden in einem Auditbericht dokumentiert, der als Grundlage für die Entscheidung dient, ob eine Zusammenarbeit mit dem Lieferanten fortgesetzt oder beendet wird. Auch bei anstehenden Preisverhandlungen bzw. Preiserhöhungsbegehren der Lieferanten können die Ergebnisse aus dem 2nd Party Audit sehr hilfreich sein.

Vorteile eines 2nd Party Audits im Überblick

• Sicherung der Lieferqualität: Ein 2nd Party Audit gewährleistet, dass Ihre Lieferanten kontinuierlich die vereinbarten Qualitätsstandards einhalten und damit die Qualität Ihrer eigenen Produkte nicht gefährden.

• Reduktion von Risiken: Durch die systematische Überprüfung der Lieferantenprozesse können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und Maßnahmen zur Risikominimierung eingeleitet werden.

• Stärkung der Lieferantenbeziehung: Ein konstruktiv durchgeführtes Audit fördert eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und kann zu langfristigen Verbesserungen bei Ihren Lieferanten führen.

Die sieben Prinzipien des 2nd Party Audits

Um fundierte und repräsentative Ergebnisse zu erzielen, sollte auch ein 2nd Party Audit nach festgelegten Prinzipien durchgeführt werden:

1. Integrität: Auditoren handeln unvoreingenommen und im besten Interesse der auditierenden Partei.

2. Unabhängigkeit: Der Auditor ist unabhängig vom Lieferanten und frei von Interessenkonflikten.

3. Datenbasiert: Die Ergebnisse des Audits beruhen auf überprüfbaren Fakten und Daten.

4. Risikobasiert: Das Audit berücksichtigt alle relevanten Risiken und deren mögliche Auswirkungen auf die Lieferkette.

5. Diskretion: Alle gewonnenen Informationen werden vertraulich behandelt.

6. Objektivität: Die Schlussfolgerungen des Audits sind wahrheitsgemäß und präzise.

7. Gewissenhaftigkeit: Die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des Audits erfolgen mit größter Sorgfalt.

Wie läuft ein 2nd Party Audit ab?

Planungsphase

Zunächst wird der Auditumfang festgelegt, einschließlich der zu prüfenden Lieferanten und Prozesse. Die Ziele des Audits sollten klar definiert sein, wie etwa die Überprüfung der Einhaltung von Lieferbedingungen oder Qualitätsstandards. Diese Ziele müssen in Einklang mit den Unternehmensanforderungen stehen.

Auditvorbereitung

In dieser Phase werden alle notwendigen Unterlagen vorbereitet und der Ablauf des Audits strukturiert. Dazu gehört auch die Abstimmung mit dem Lieferanten und die Erstellung eines detaillierten Auditplans, der alle wichtigen Schritte und Termine umfasst.

Durchführung

Während der Auditphase besucht der Auditor den Lieferanten, bewertet die relevanten Prozesse, führt Interviews mit dem Personal und überprüft die Einhaltung der Standards. Abweichungen von den Anforderungen werden dokumentiert und mit dem Lieferanten besprochen.

Verbesserung

Auf Basis des Auditberichts erarbeitet der Lieferant Maßnahmen zur Behebung festgestellter Mängel. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft, um die fortlaufende Einhaltung der Standards sicherzustellen.

Was gehört in den Auditbericht?

Der Auditbericht ist das zentrale Dokument des 2nd Party Audits. Er enthält alle relevanten Informationen und bildet die Grundlage für die Bewertung der Lieferantenleistung.

• Unternehmen, Auditziele und Auditkriterien

• Umfang des Audits

• Geprüfte Lieferantenbereiche und Prozesse

• Verantwortlicher Auditor und Auditteam

• Weitere am Audit beteiligte Personen

• Auditprogramm/Planung

• Auditfeststellungen mit Beleg

• Auswertung und Fazit

Der PDCA-Zyklus als Umsetzung des risikobasierten Ansatzes

Auch beim 2nd Party Audit bildet der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) die Basis für einen risikobasierten Ansatz:

• Plan – Planen: Festlegung der Auditkriterien und -ziele.

• Do – Durchführen: Umsetzung der Maßnahmen zur Erreichung der Ziele.

• Check – Prüfen: Evaluierung der Ergebnisse und Einhaltung der Standards.

• Act – Handeln: Anpassung und Verbesserung der Prozesse auf Basis der Auditresultate.

Durch regelmäßige 2nd Party Audits wird eine kontinuierliche Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und der gesamten Lieferkette sichergestellt.

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